Fatture dei fornitori lette dall'AI, approvate dalle persone e abbinate alle spedizioni

Uno spedizioniere riceve fatture dai fornitori per ogni parte di ogni spedizione: vettori, agenti, intermediari, magazzini. Ognuna va verificata, registrata e collegata alla pratica giusta prima di poter essere pagata o riaddebitata.

Gli errori costano in entrambe le direzioni: un costo non attribuito a una spedizione è margine perso, un costo registrato due volte diventa una contestazione con il fornitore. Fatto a mano, è un lavoro lento e ripetitivo che dipende da poche persone esperte. Le anagrafiche alla base — controparti commerciali, uffici, condizioni di pagamento, regole per gli intermediari, parametri della fatturazione elettronica — erano sparse tra strumenti diversi.

Un portale, quattro applicazioni, un solo accesso. Al centro c'è l'elaborazione delle fatture passive, dove il primo controllo conta più di quanto sembri: una casella che riceve fatture riceve anche solleciti, estratti conto e duplicati, e verificare che un PDF sia una fattura prima di estrarre qualsiasi dato mantiene pulito il resto del flusso.

Le quattro applicazioni:

• Anagrafiche: controparti commerciali, uffici, condizioni di pagamento, regole per gli intermediari e parametri per il Sistema di Interscambio (SDI) della fatturazione elettronica, con una vista su mappa.

• Elaborazione delle fatture passive: un agente di AI riceve le fatture dei fornitori in PDF, verifica che ogni documento sia davvero una fattura e ne estrae i dati. Le fatture vengono poi ricondotte alle anagrafiche, approvate e importate nel gestionale.

• Catalogo: un catalogo condiviso, gestito nello stesso portale.

• Permessi: controllo degli accessi con sette ruoli, perché ogni persona lavori solo su ciò che il suo ruolo consente.

Le fatture approvate sono importate nel gestionale e abbinate alle pratiche di spedizione attraverso le API del sistema con cui lo spedizioniere gestisce le spedizioni, così ogni costo finisce sulla spedizione giusta.

L'accesso unificato aziendale passa da Keycloak. Una coda di messaggi RabbitMQ trasporta il lavoro tra le parti del sistema, SignalR aggiorna le schermate in tempo reale mentre i documenti avanzano, e le attività pianificate si occupano del lavoro ricorrente. L'interfaccia è disponibile in italiano e in inglese.

Le fatture passive nascono come dati preparati dall'AI, non come inserimento manuale. Le persone controllano, correggono e approvano ciò che l'agente ha estratto.

Anagrafiche, fatture, catalogo e permessi vivono in un unico portale con un solo accesso, invece che in strumenti separati.

Poiché il lavoro passa da una coda di messaggi, un picco di fatture viene assorbito ed elaborato in ordine, senza bloccare il sistema.

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