Software su misura o piattaforma? Quando il su misura costa meno nel tempo

Ogni sistema aziendale parte dalla stessa domanda: comprare o costruire? La risposta onesta non è sempre quella che conviene a noi. Un'azienda che per mestiere costruisce software su misura dovrebbe essere la prima a dire quando non serve. Quello che segue è il ragionamento che facciamo con i clienti prima di scrivere una sola riga di codice.

Quando una piattaforma è la scelta giusta

Si compra quando il processo è uguale per tutti. Posta elettronica, strumenti d'ufficio, paghe, contabilità generale, gestione standard del personale: sono problemi risolti. Una piattaforma matura porta con sé anni di affinamento, aggiornamenti normativi e un'organizzazione di assistenza che nessun progetto su misura può eguagliare allo stesso costo. Porta anche qualcosa che il software su misura non può dare: altri clienti che ne incontrano i problemi per primi.

Si compra anche quando la rapidità conta più della misura; quando il processo sta ancora cambiando e nessuno ne conosce la forma definitiva; o quando nessuno, dentro o fuori l'azienda, si impegna a mantenere un sistema su misura.

Se il tuo processo si adatta a un prodotto con una configurazione leggera, usa il prodotto. Lo diciamo nei primi incontri, e non è modestia: il software che non serve è il più economico da mantenere.

Il costo reale di una piattaforma

Le piattaforme hanno prezzi pensati per sembrare semplici. Il loro costo totale di possesso su cinque o dieci anni è meno semplice, e diverse sue componenti non compaiono nel primo preventivo.

Licenze che crescono con l'azienda

Una licenza per utente è economica a trenta utenti e tutt'altro discorso a trecento. Crescita, nuove sedi e utenti occasionali fanno salire il conto, e le variazioni di prezzo le decide il fornitore, non tu.

Limiti di personalizzazione

Ogni piattaforma ha un punto oltre il quale non si può modificare, o si può modificare solo tramite partner specializzati ed estensioni che si rompono all'aggiornamento successivo. Quando il processo arriva a quel punto, è l'azienda ad adattarsi al software.

Costo di integrazione

Una piattaforma deve parlare con l'ERP, con il magazzino, con il sistema dei trasporti. I connettori standard coprono i casi comuni; il resto è lavoro di integrazione, pagato a parte, e a volte pagato di nuovo quando cambiano le interfacce della piattaforma.

Aderenza ai processi

Il costo meno visibile è il lavoro intorno al software: il foglio di calcolo che copre una lacuna, il passaggio manuale tra due schermate, l'esportazione che qualcuno rielabora ogni lunedì. Moltiplicato per le persone e per gli anni, è spesso la voce più grande di tutte.

Dipendenza e uscita

Lasciare una piattaforma significa estrarre i dati in una forma utilizzabile, ricostruire le integrazioni e formare di nuovo le persone. Il costo di uscita fa parte del costo di ingresso, anche se si paga dopo. Chiedi quale sarebbe prima di firmare. Le condizioni contrattuali contano quanto la tecnologia: preavviso, formati di esportazione dei dati e sorte dei dati alla fine del contratto.

Il costo reale del software su misura

Anche il software su misura ha i suoi costi, e meritano di essere detti con la stessa chiarezza.

• Costruzione. Progettazione e sviluppo si pagano in anticipo, prima che qualcuno usi il sistema.
• Esercizio. Infrastruttura, monitoraggio, aggiornamenti di sicurezza e assistenza, ogni anno.
• Evoluzione. L'azienda cambia, e il software deve seguirla. Un sistema che non evolve diventa lentamente il prossimo sistema legacy.
• Dipendenza da chi l'ha costruito. Se il sistema non è documentato e costruito su tecnologie diffuse, l'azienda scambia la dipendenza da una piattaforma con la dipendenza da un fornitore di sviluppo.

L'ultimo punto è quello da verificare con più attenzione. Chiedi i registri delle decisioni architetturali, un registro delle modifiche per ogni rilascio e tecnologie che qualsiasi squadra competente possa mantenere. Lavoriamo con .NET, Angular, SQL Server e Azure proprio perché non sono tecnologie esotiche.

Nessuno di questi costi è un motivo per evitare il software su misura. Sono un motivo per prevederli fin dall'inizio, e per diffidare di qualsiasi preventivo che li ometta.

Come confrontare i numeri

Un confronto corretto mette le due opzioni sullo stesso orizzonte, di solito la vita prevista del sistema, e conta tutto, non solo ciò che compare in un preventivo.

• Piattaforma: licenze moltiplicate per gli utenti previsti anno per anno, non per quelli di oggi; avviamento e configurazione; compensi dei partner per le personalizzazioni; integrazione, da costruire e poi da mantenere; il lavoro intorno al software; e il costo di uscita alla fine.
• Su misura: progettazione e sviluppo; infrastruttura e monitoraggio; manutenzione e aggiornamenti di sicurezza; un budget annuale per l'evoluzione; documentazione e passaggio di consegne, nel caso la squadra cambi.

Il lavoro intorno al software è la voce che si dimentica più spesso, perché nessuno la fattura. Stimala con onestà: le ore spese ogni settimana su fogli di calcolo, reinserimenti e verifiche, moltiplicate per le persone che le svolgono e per gli anni di vita del sistema.

Poi guarda la forma dei costi, non solo il totale. I costi di una piattaforma tendono a crescere con le persone e con il tempo; quelli del su misura arrivano prima e poi si stabilizzano. Quale forma convenga dipende dai piani dell'azienda quanto dal suo budget. E dove una voce non si può stimare, annotala come rischio, non come numero.

Quando il su misura costa meno

Il software su misura tende a costare meno nel tempo quando valgono diverse di queste condizioni:

• Il processo è specifico dell'azienda e fa parte del modo in cui compete.
• Molte persone avrebbero bisogno di una licenza, e il loro numero cresce.
• Il sistema deve integrarsi a fondo con un ERP, con sistemi legacy o con partner.
• Una piattaforma richiederebbe personalizzazioni pesanti per adattarsi.
• Il sistema è pensato per durare molti anni.

Nei nostri casi studio è lo schema ricorrente: un flusso di produzione e spedizione per grandi ventilatori spediti smontati; un pianificatore di carico per rifornire le navi in porto; fatture dei fornitori collegate alle pratiche di spedizione. Nessuno di questi è un processo standard. Vedi i casi studio.

Usiamo questa frase con cautela. È vera solo quando il processo lo merita, ed è per questo che il primo lavoro è capire se lo merita.

La soluzione ibrida

La maggior parte delle aziende finisce per avere entrambi, ed è giusto così. Piattaforme per le funzioni comuni; software su misura dove l'azienda è diversa; uno strato di integrazione che le fa lavorare come un insieme. L'ERP resta il sistema di riferimento, le applicazioni su misura e l'AI lavorano intorno a esso, e le piattaforme fanno ciò che sanno fare bene.

In pratica il confine cade di solito dove comincia il sapere proprio dell'azienda: il modo in cui pianifica, fissa i prezzi, spedisce o serve i clienti. La domanda di progetto diventa allora dove tracciarlo con precisione, e come mantenere collegate le parti. È una decisione architetturale, e conviene metterla per iscritto come tale.

Una lista di controllo per decidere

1. Il processo è standard nel nostro settore, o è specifico del nostro modo di lavorare?
2. Quante persone useranno il sistema tra cinque anni, e quanto costeranno allora le licenze?
3. Quanto andrebbe personalizzata la piattaforma, e che cosa succede a quelle modifiche a ogni aggiornamento?
4. Con che cosa deve integrarsi il sistema, e chi paga quell'integrazione?
5. Quanto costerebbe lasciare la piattaforma, e possiamo estrarre i nostri dati in una forma utilizzabile?
6. Chi gestirà e farà evolvere un sistema su misura, ed è documentato abbastanza da poter cambiare mani?
7. Nell'arco di vita previsto del sistema, quale opzione costa meno in totale, compreso il lavoro intorno al software?

Se le risposte indicano una piattaforma, scegli la piattaforma. Se indicano il su misura, è il nostro lavoro: software su misura, con l'architettura e la gestione che lo fanno durare.